„Zeitverschwendung“, schießt es Max durch den Kopf. Es ist kurz vor 10 Uhr und gleich startet das nächste Meeting. Online natürlich. Und zum Gähnen langweilig natürlich auch. Jeden Tag die gleichen abtörnenden Online-Sessions.
Mal mit den Kolleginnen und Kollegen auf dem Bildschirm, mal mit (potenziellen) Kunden. Gleich wird er es wie immer machen: App öffnen, Micro auf „Aus“ stellen, mit Kaffee gegen schwere Augenlider ankämpfen und schier endlose Power-Point-Präsentationen durchleiden.
Effektive Online-Meetings
Dabei gehen Online-Meetings auch ganz anders. Mit Action, Emotion und Nachhaltigkeit. Online ist doch wie offline. Nur anders. Gleich gibt’s die 9 besten Tipps für effektive Ergebnisse und mehr Führungsqualität in Online-Meetings.
Homeoffice – vor einigen Monaten kaum vorstellbar, jetzt Selbstverständlichkeit. Das stellt Anforderung an Führungskräfte: „Wie soll ich den Kontakt zu den Mitarbeitern aufrecht erhalten?“. Online-Meetings machen´s möglich.
Gut geplant und leidenschaftlich umgesetzt
Das Tolle: Gut geplant und mit einer Prise Leidenschaft umgesetzt, ermöglichen sie, nicht nur den Kontakt zu halten. Sie bringen noch mindestens drei weitere echte Vorteile für Dich als Chef, wenn Du das Meeting selbst als Moderator leitest:
- die Beziehung zu den Mitarbeitern zu verbessern
- ein noch besserer Chef zu werden
- wertvolles Feedback zu bekommen
Außerdem bergen Online-Meetings die große Chance zur Verbesserung von
- Meeting-Kultur
- Arbeits-Kultur
- Team-Kultur
Das Katastrophale: Schlecht geplant und gedankenlos umgesetzt verschwenden Online-Meetings wertvolle Arbeits-Kraft. Im wahrsten Sinne des Wortes.
Ich will bessere Online-Meetings durchführenDu willst dann doch lieber Online-Meetings mit Nachhaltigkeit und Effektivität? Dann bitte mit Action und Emotion! 🤪
Hier kommen meine 10 Tipps:
Tipp #1: Action bitte: Online ist wie offline – nur anders
Dein „erstes Mal“? Keine Panik – alles ist gar nicht so anders. Mitarbeiter bleiben Menschen – selbst mit zwei Bildschirmen dazwischen und auf Entfernung.
Punkt eins: Langatmigkeit vermeiden. Menschen brauchen einen echten Grund, ihr Gehirn auf „on“ zu lassen. Auf „on“ bleibt das Gehirn bei diesen Themen:
- Emotionen (persönliche Statements, Lob und Kritik, Humor, wenn´s menschelt)
- Gefährliches („Wir haben noch genau einen Monat für das Projekt“)
- Geschwindigkeit (kurze Redezeiten, kurze Präsentationszeiten, kurze Diskussionsrunden)
- Wichtiges und Neues (Keine Wiederholungen von alten Infos, Prioritäten setzen)
Das wirkt übrigens auch noch: Einzelne mit Namen ansprechen. Denn das ist für den Angesprochenen sowohl höchst emotional als auch wichtig. (So sind wir Menschen – letztlich doch sehr „ich-bezogen“.)
Tipp #2: Fokus, Fokus, Fokus
Kurz, knapp, auf den Punkt. Wenige Worte sind mehr Information. Das gilt für das gesprochene Wort und auch für Präsentationen. Was will ich wirklich sagen? Was muss ich wirklich wissen? Keine Monologe, keine unnötig langen Präsentationen.
Und das braucht einen strikt organisierten Moderator, eine klare Agenda und deutliche Spielregeln.
Online-Meetings erfordern noch mehr penible Planung als Live-Treffen. Die Tops müssen ohne Verzögerung aufeinander folgen, die Agenda-Punkte mit Aktivität der Teilnehmer müssen gut durchdacht und griffbereit sein. Ratlosigkeit, „Umbaupausen“ und langatmige Beiträge fordert von den Teilnehmern viel Geduld. Die Spanne der Aufmerksamkeit ist in virtuellen Meetings kurz. Und das führt allzu schnell zu Ungeduld – oder Büroschlaf; besser gesagt „Homeoffice-Schlaf“.
Zeit: Alle 45 Minuten eine 5-Minuten-Pause, alle 90 Minuten mindestens 20 Minuten, maximal drei bis vier 90-Minunten-Sessions am Tag.
Tipp #3: Durch Spielregeln Klarheit schaffen
„Disziplin“ ist ein antiquiertes Wort und ein „Spaßverderber“ dazu, könnte man meinen. Nicht ganz! Nur wenn Regeln eingehalten werden, macht spielen auch Spaß. Zu Anfang deshalb Klarheit schaffen: Spielregeln, Zielsetzung, Agenda, Rollenverteilung. Alles paletti?
Der Moderator entscheidet: Mikrofone aus oder an, Länge der Wortbeiträge etc.
Oft sinnvoll: Informations- und Diskussionsblöcke klar zu trennen.
Ich will bessere Online-Meetings durchführenTipp #4: Vorstellungsrunde
Los geht’s! Die Teilnehmer kennen sich nicht? Dann bitte die Vorstellungsrunde auf keinen Fall vergessen. Dies gilt auch, wenn nur EIN Teilnehmer neu in der Runde ist. So verlässt jeder schon gleich am Anfang die Komfortzone und gleichzeitig wissen alle, mit wem sie es zu tun haben. Vertrauen die Basis für jede gute Zusammenarbeit.
Wichtig: Klaren Rahmen vorgeben und evtl. visualisieren, also z. Bsp. „Name, Team, Projekt-Erfahrung; maximal 45 Sekunden“. Versuch es mal mit einem „rückwärts laufenden Timer“, runterladbar bei YouTube.
Motto: kurz und knackig.
Tipp #5: Blitzlicht mit Gefühl
Die Teilnehmer kennen sich? Dann lohnt sich eine Blitzlichtrunde zum „Warm-up“. Du bekommst gleich am Anfang eine Ahnung, wo der einzelne Arbeits-Schuh drückt und wie die allgemeine Stimmungslage ist.
Auch hier gilt: Rahmen vorgeben: „Persönliche Stimmung; Erfolg der Woche; wichtigster Punkt heute; maximal 60 Sekunden“. Oder mal anders: „Was siehst Du aus Deinem Fenster?“; „Einmal die Kaffeetassen in die Kamera“.
Diese persönlichen Statements sind ein wirksames Mini-Team-Training. Es fördert die Wahrnehmung auf jeden Einzelnen, Empathie und Offenheit. Das alles hilft der Zusammenarbeit.
Ist die Seelenlage des Teams wegen Krise, Konflikt oder Stress bereits mäßig, ist das Blitzlicht unverzichtbar. Damit sind die negativen Emotionen gleich zu Anfang auf dem virtuellen Tisch und können nicht mehr inkognito die Stimmung vergiften.
Tipp #6: Explizit sprechen und nachfragen
Online erfordert genauere Kommunikation als offline. Sprich selbst klar und deutlich. Beschreibe genau, was Du meinst, auf welche Dokumente oder Ergebnisse Du Dich beziehst. Frage hartnäckig nach und fasse Schlüsselaussagen von Teilnehmern kurz zusammen.
Ich will bessere Online-Meetings durchführenTipp #7: Aktiv Feedback einholen
Sind noch alle dabei, sind alle Informationen angekommen, gibt es Lob, Kritik oder Fragen?
Denn über den Bildschirm bekommen wir nur beschränkt Aufschluss über die Körpersprache der Kollegen und verpassen so manche Signale.
Im Übrigen schauen wir auch Offline den Menschen nur „vor den Kopp“, wie wir Sauerländerinnen zu sagen pflegen. Aktiv Feedback einholen lohnt also immer.
Tipp #8: Kommunikation untereinander
Gib den Teilnehmern die Möglichkeit, sich auch untereinander in Austausch zu kommen. Der Fokus auf einen Sprecher ist anstrengend, die Aufmerksamkeit lässt schnell nach.
Gib gezielte Fragen in die Runde, mach kurze Meinungsumfragen, nutz Breakout-Räume.
Tipp #9: Spaß
Nutze die Mitmach-Möglichkeiten, die Dein Meeting-Tool bietet, z. Bsp. Virtuelle Stifte oder Umfrage-Funktionen. Halt die Gehirne auf „on“ mit virtuellen Pinnwänden. Wenn es nicht um Daten und Fakten geht: Lass Bilder sprechen (Achtung: Urheberrecht!).
Wenn es um Daten und Fakten geht: Welche Zahlen sind wirklich notwendig in der Präsentation? Wäre ein Handout im Vorfeld sinnvoller und zeitsparender?
Wer Spaß hat bei dem, was er tut, ist kreativer, lernt leichter, ist produktiver. Logisch: Mehr Spaß, mehr Motivation, mehr Team-Gefühl, mehr Alles-außer-Langeweile. Aber das gilt ja fürs ganze (Arbeits)-Leben! 🤩
Ich will bessere Online-Meetings durchführenDie Nebenwirkungen guter Meetings für Führungskräfte
Max klickt auf „Meeting verlassen“ – und fühlt sich nach 37 Minuten im virtuellen Team-Raum (8 Minuten kürzer als geplant) heute mal motiviert, gut gelaunt und einfach bereit, loszulegen. „Der Chef hat wohl einen Workshop besucht ;-)“, war im Chat zu lesen. Die Inforunde war kurz und knackig, Frank wurde für seinen perfekten Support gelobt, zwei Kollegen sind mit Homeoffice und Kleinkind ziemlich gestresst, Beate hat virtuell auf ihren „50.“ mit den Kollegen angestoßen. Mit Kaffeetasse natürlich. So könnte es auch offline weitergehen, grinst Max und greift zum Telefon.
Meine 9 besten Tipps für Online-Meetings wirken
- sie helfen dem Meeting
- sie stärken dein Standing bei deinem Team
- Du selbst übst dich in Aufmerksamkeit, Klarheit, Fokus und Effektivität
- Du schenkst den Mitarbeitern Präsenz, Aufmerksamkeit und Empathie – die Basis für Vertrauen (Vertrauen ist die Grundlage für professionelle Kommunikation, belastbare Beziehungen und wirksame Führung. Und überhaupt für alles Menschliche.)